Vill du och truppen åka iväg på ett läger? Roligt!

Föreningen uppmuntrar alla grupper att anordna läger i den mån ni tycker att det är värdefullt för er och era gymnaster. Som läger räknas alla extra träningar som inte kan bokas via Idrottsförvaltningen i Stockholm eller Fritidsförvaltningen i Huddinge och som på ett eller annat sätt innebär att man behöver betala en hallhyra eller någon annan extra kostnad.

Grundregler
Innan ni kommer för långt i er planering är det dock några grundregler som kan vara bra att tänka på redan från start.

• Alla läger som anordnas i våra grupper ska vara självfinansierade. Det betyder att de kostnader som lägret för med sig ska betalas i sin helhet av de gymnaster som följer med.

• En skriftlig bindande anmälan ska i god tid lämnas in från de gymnaster som ska med på lägret. Är gymnasten under 18 år ska även målsman ha skrivit på. Om lägret kommer att kosta mer än 1 000 :- kan det vara bra att även ta ut en anmälningsavgift.

• Läger som har kommit så långt i planeringen att bokningar av hallar eller transporter ska göras måste anmälas till kansliet.

• Alla läger ska ha en lägeransvarig. Det är den lägeransvariges uppgift att se till att bokningar etcetera inför lägret görs på rätt sätt och att en komplett redovisning lämnas till kansliet senast 7 dagar efter avslutat läger.

Observera! Dagläger som arrangeras på lov under period när det är 0-taxa i hallarna kan vara kostnadsfria för gymnasterna om det bara är tränarnas normala arvode som tillkommer, samt att träningarna har arrangerats av den enskilda gruppen.

Bokningar
När ni gör en bokning av hall, logi eller resa måste information om vad ni har bokat lämnas till kansliet. Den informationen behöver innehålla uppgifter om vilken hall ni har bokat, typ av bokning (om den är preliminär: även info om när den blir definitiv), pris, samt avbokningsvillkor.

Information om bokningar måste göras skriftligen (helst med kopia på bokningsbekräftelsen) och kan därför inte lämnas per telefon.

Observera! Om inte kansliet via mail, post eller fax får information om vad ni har bokat och ger sitt godkännande så är den som gjort bokningen personligt ansvarig för den och de eventuella kostnader som den medför.

Ekonomi
Tänk på att gymnasterna ska betala lägrets alla kostnader. Det innefattar:

• (eventuell) hallhyra
• transport till/från lägret (inklusive tränare)
• boende (inklusive tränare)
• mat (inklusive tränare)

För gruppläger betalar föreningen ordinarie tränararvode för den träningstid man som ledare är i hallen, dock max 5 timmar per lägerdag.

Anpassa alla dessa utgifter i förhållande till det antal gymnaster som har anmält sig. Ta bara med er så många tränare till lägret som behövs för att kunna genomföra det på det sätt som ni önskar.

Alla lägerkostnader faktureras i efterskott från kansliet till de deltagande gymnasterna. Detta för att redovisning för alla kostnader deltagare inte kan göras fullständigt förrän efter lägret.

Redovisning
För att det inte ska gå för lång tid mellan lägret och faktura för lägerkostnaden är det viktigt att kansliet får in all redovisning senast 7 dagar efter avslutat läger. Det är den lägeransvariges uppgift att se till att redovisningen kommer in till kansliet och att alla som har haft utlägg i samband med lägret är informerade om den aktuella tidsgränsen.

Om det är några kostnader som inte ska fördelas lika på alla deltagande gymnaster så ska dessa specificeras noga samt att det ska finnas uppgifter om vem som ska betala dem. Dyker det upp kostnader senare finns det risk för att ni inte får ersättning för dessa om det är så att vi har hunnit sända ut fakturorna till gymnasterna.

Återbud och sjukdom
När man har sänt in en skriftlig bindande anmälan om att delta på ett läger kommer kostnaden för lägret att debiteras gymnasten även om hon lämnar återbud inför resan. Detta gäller även vid återbud på grund av sjukdom (om inte ni inom truppen kommit överens om något annat).

Det viktiga är att det fakturerade beloppet i slutändan täcker samtliga kostnader även om antalet deltagare ändras med kort varsel. För att lösa det på ett smidigt sätt bör man, när man planerar ett läger, räkna med lite extra kostnader eller färre deltagare. Det är alltid bättre att få en faktura på en lägerkostnad som är lägre än den som man har gått ut på vid anmälan.

Se exempel på lägeranmälan här!

Observera! För att lägerarrangemang utomlands gäller särskilda regler, se Verksamhetshandboken.